Seu gerenciamento clássico de compensação baseado em planilhas é uma bomba-relógio prestes a explodir. Uma entrada errada na planilha pode causar erros na folha de pagamento, insatisfação dos funcionários e estragar seu processo de folha de pagamento na sua cara. O que as pequenas e médias empresas não percebem é que, embora as planilhas sejam úteis à sua maneira, elas são úteis apenas até certo ponto.
Adaptar uma frase do tipo “Não está quebrado, não conserte” só fará com que os riscos existentes saiam do controle e causarão um grande impacto financeiro nos resultados financeiros da sua organização. Embora soluções de band-aid, como adicionar mais funcionários ou criar uma lista de verificação exaustiva da estratégia de compensação, possam ajudar um pouco, essas luminárias instantâneas farão pouca ou nenhuma diferença a longo prazo.
Antes de se preparar para resolver a bagunça deixada pelo processo manual de gerenciamento de remuneração, você precisa ter uma compreensão clara das piores partes do processo de gerenciamento de remuneração centrado em planilhas. Embora haja uma série de desafios envolvidos, listados abaixo estão os sete principais riscos do uso de planilhas para gerenciamento de remuneração.
1. As planilhas são caras e não facilitam a colaboração
O gerenciamento de remuneração é um processo crucial que tem várias partes interessadas e uma série de restrições de conformidade que precisam ser atendidas. Quando os dados são espalhados por uma série de planilhas, as partes interessadas são forçadas a vasculhar planilhas lotadas e longos e-mails para rastrear a remuneração de um funcionário.
Quando a única maneira de trocar informações é trabalhosa e demorada, sua natureza demorada afeta a produtividade e a eficiência das partes interessadas, desde funcionários até gerentes funcionais e líderes de RH, prejudicando o crescimento de sua organização ao aumentar os custos operacionais e reduzir as margens de lucro.
2. As planilhas estão sujeitas a erros e imprecisões manuais
Apesar de ser de vital importância para a operação de uma empresa, a planilha de remuneração não é testada com tanto rigor quanto deveria ser. Mesmo quando submetido a análises críticas, há chances de as pessoas envolvidas interpretarem mal os dados e ignorarem fórmulas incorretas, abrindo caminho para criar mais um erro de planilha, como um grande erro de indenização de 11 milhões de dólares.
3. As planilhas são obstrutivas à conformidade
O maior obstáculo para aplicar políticas de licença é a planilha mais confiável. A falta inerente de controles nas planilhas facilita que as pessoas editem ou atualizem dados sem serem detectadas. Muitas vezes, o histórico de edições não é suficiente apenas para manter os riscos de segurança sob controle.
Quando não há medidas adequadas para impedir que as pessoas visualizem ou editem seus detalhes de compensação, isso pode abrir uma lata extremamente potente de worms de conformidade que variam de roubo de tempo a lavagem direta de dinheiro.
4. As planilhas carecem de transparência e visibilidade
Quando não há visibilidade dos detalhes históricos da remuneração dos funcionários, as organizações não terão dados suficientes para comparar as métricas de remuneração e analisar se seus funcionários estão sendo pagos de forma justa.
Tanto os gerentes funcionais quanto os de RH precisam de uma visão panorâmica de cada pequeno detalhe importante, desde a política de pagamento até o ciclo de pagamento e diversos benefícios para funcionários. Tentar extrair essas informações de e-mails e planilhas do Excel é inútil. Tirar uma conclusão a partir de dados imprecisos ou confiar em sua intuição é uma grande aposta que pode afetar a reputação da marca.
5. Planilhas causam confusão e caos
Quando a remuneração é totalmente gerenciada usando planilhas, há uma grande chance de que versões mais antigas desses documentos sejam divulgadas e usadas tanto por gerentes funcionais quanto por funcionários. Esses casos de incompatibilidade de dados podem causar disputas intermináveis, insatisfação dos funcionários e muito mais.
6. As planilhas geram ciclos de aprovação longos e ventosos
Quando todos os dados confidenciais de compensação são salvos em formulários e planilhas on-line, é impossível fazer as coisas no momento certo e leva a um ciclo longo e complexo. Nesses casos, os gerentes de RH são forçados a criar cópias infinitas de documentos relacionados à compensação e distribuí-los manualmente para a equipe.
7. As planilhas não podem estabelecer responsabilidade
Embora os modelos tradicionais de gerenciamento de remuneração em Excel possam ajudar as organizações a economizar alguns dólares em investimentos, é uma interface isolada que não se comunica com outros aplicativos administrativos de folha de pagamento. Como resultado, os gerentes de RH acabam gastando muitas horas trabalhando em planilhas e perseguindo as partes interessadas para obter as informações ou a aprovação necessárias.
Mude para um gerenciamento sofisticado de remuneração
Os processos manuais de gerenciamento de remuneração impedem as operações diárias de RH e também custam muito mais do que você imagina. Suas práticas de gerenciamento de remuneração são únicas, assim como a maneira como você usa planilhas para gerenciar a remuneração dos funcionários.
Para ter uma ideia clara de se uma planilha é suficiente para suas práticas de gerenciamento de remuneração ou se você pode se beneficiar de um software de gerenciamento de remuneração baseado em nuvem, como o Compport, é melhor ver por si mesmo como cada ferramenta funciona com as informações de remuneração de seus funcionários, realizando as tarefas operacionais que você normalmente exige.
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